Comment externaliser ses processus de traitements documentaires ?

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Par Julien
13 décembre 2017
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Comment externaliser ses processus de traitements documentaires ?

Les entités privées comme publiques se voient confrontées, dans le cadre de leurs activités, à la multiplication de documents professionnels, disposant de formats différents, puisqu’ils peuvent être en format papier comme en format numérique. Cette nouvelle donne implique de gérer au mieux ces documents, que ce soit dans leur production, leur accès, leur utilisation ou leur archivage.
Dans cet article, il convient de nous questionner autour des meilleures techniques pour s’assurer un traitement optimal des documents professionnels, qu’ils soient sociaux, fiscaux ou commerciaux.

En effet, de nombreuses entreprises décident désormais d’optimiser leurs processus de traitement de leurs documents professionnels. Ces processus reposent sur des logiciels personnalisables et des solutions numériques adaptables au contexte de l’entité bénéficiaire.

Il s’agit d’éviter une mauvaise gestion du traitement des documents qui génère des difficultés pour retrouver rapidement certains documents, cela pose des questions d’espaces disponibles pour le stockage et ne garantit aucunement une sécurité efficace (tant dans la confidentialité que concernant les destructions accidentelles potentielles).
En premier lieu, il s’agit de bien comprendre les avantages dont bénéficie une entité lorsqu’elle optimise le traitement de ses documents grâce à des logiciels de gestion adaptés. Ces avantages se regroupent en trois catégories :

– Un traitement documentaire intelligent permet des gains de productivité au sein des équipes puisqu’elles savent rapidement où se trouvent les documents nécessaires au bon fonctionnement des services. Par ailleurs, les frais de traitement de l’ensemble de ces documents se voient réduits. Selon des études réalisées par le cabinet d’expert Arthur D. Little en 2001, les coûts de traitement peuvent être réduits de 10 € par document si l’on utilise des solutions intégrées et optimisées.

– Les logiciels offrent une exploitation pertinente dans la mesure où ils s’intègrent aux pratiques de travail de l’entité professionnelle concernée. Ce nouvel outil de travail permet de clarifier plus facilement les responsabilités de chacun de vos salariés ou collaborateurs en attribuant des droits d’accès différents pour chaque type de documents. Par ailleurs, disposer d’un système clair de traitement documentaire permet de mieux supporter les changements d’équipes, les départs de collaborateurs-clés ou les réorganisations de services professionnels. Il s’agit donc de solutions qui optimisent le cadre professionnel existant et participent à bâtir une ossature dans la gestion documentaire.

– Contrairement aux solutions purement physiques, les logiciels de traitement documentaire permettent d’assurer une sécurité de haute qualité et d’être informé des flux d’opérations afin d’identifier les sources d’accès aux documents. Une étude de l’organisation GS1 France en 2016 conclue que seules 30 % respectent la totalité des obligations légales en matière de documents professionnels. Preuve que l’on passe aisément à côté de certaines règles et que l’on peut facilement être en dehors des clous réglementaires. Les prestations de services s’accompagnent généralement d’une étude des dates de conservations légales et d’un soutien sur les dispositions réglementaires en cours pour s’y conformer.
Pour comprendre au mieux la question du traitement documentaire, il convient de revenir sur les différentes étapes permettant d’être efficace tout au long du processus de gestion des documents.

Traitements documentaires

Étape 1 : Bien comprendre qu’il existe une pluralité de formats documentaires

Les entités professionnelles travaillent majoritairement sur la base de documents en format papier ou numérique. Cependant, il existe des nuances entre les documents papiers que l’on va scanner et les documents produits par des logiciels numériques et qui n’existent pas en format papier. Par ailleurs, certains documents ne peuvent pas être convertis en format papier tels que les fichiers audio, les visuels numériques ou ce que l’on appelle les datas (données numériques). Un traitement particulier est donc nécessaire pour ces formats particuliers de documents.

Étape 2 : Vérifier la valeur juridique des documents

Même si l’article 1379 du Code Civil accorde une équivalence totale entre un document papier et électronique, l’article 1367 du Code Civil précise que les signatures scannées n’ont aucune valeur juridique. Pour qu’une signature sur un support numérique soit juridiquement acceptée, il convient de disposer d’un Certificat Électronique. Ce travail de vérification réglementaire doit également se concentrer sur les durées légales de conservation qui diffèrent d’un document à un autre. Par précaution, il convient de ne pas se débarrasser trop rapidement de certains documents même s’ils ont dépassé la durée légale minimale de conservation.

Étape 3 : Repenser l’arborescence documentaire pour une gestion optimale

Afin d’éviter d’avoir des documents éparpillés et de n’avoir aucune cohérence dans la gestion de ces derniers, il convient de réfléchir à une arborescence claire. Cette arborescence est une organisation en catégories et sous-catégories de vos fichiers afin de positionner les documents de typologies similaires entre eux. Cette arborescence doit être pertinente et compréhensible pour l’ensemble des salariés et collaborateurs au risque de perdre en productivité et en temps de travail.

Étape 4 : Définir le type de traitement souhaité

Il convient ici de spécifier les documents qui auront un usage récurrent et ceux qui ont vocation à avoir une utilisation dite patrimoniale (avec un usage rare). Il s’agit aussi de bien définir l’amplitude de diffusion des documents entre ceux qui peuvent être diffusés à la totalité de vos salariés et collaborateurs (voire au public) et ceux qui demeurent plus sensibles. L’accès aux documents dépende du niveau hiérarchique mais également de l’organigramme et des fonctions occupées.

Traitements documentaires

Étape 5 : Choisir le mode de gestion du traitement documentaire

Une entreprise peut faire le choix de gérer seule les flux documentaires, leurs conformités légales, leur production et stockage mais elle risque d’être rapidement confrontée à des coûts élevés de gestion d’une part ainsi qu’à un manque de temps pour s’en occuper d’autre part. L’immense majorité des entreprises décident d’externaliser ces missions chronophages afin de les confier à des professionnels du secteur.

Une fois, ces 5 étapes assurées, le traitement documentaire apparaîtra comme beaucoup moins problématique pour l’activité professionnelle. Dans le cas où l’entreprise décide d’externaliser ces missions complexes et professionnelles, elle aura accès à des possibilités et des solutions qui vont l’aider dans son activité quotidienne. Parmi celles-ci, on retrouve la vérification des signatures, la diffusion automatique par plusieurs canaux de certains documents (par mail, par voie postale ou de deux manières) ou encore le suivi des téléchargements des documents.
De manière générale, le travail sur le traitement documentaire est une mission indispensable quel que soit le statut juridique de l’entreprise ou sa taille. Ainsi, ces dépenses s’apparentent à celles liées à la gestion comptable ou des ressources humaines qu’aucune entreprise ne remet en question. Il s’agit de coûts qui participent à faciliter le travail tout en sécurisant juridiquement une entité privée ou publique.

Si votre entreprise change son lieu de travail, qu’elle s’agrandit, fusionne ou cède certains services professionnels, elle peut avoir besoin d’externaliser le traitement de ses documents sensibles. Faire appel à un professionnel du secteur peut être une solution pertinente permettant d’assurer cette période de transition sereinement. Cela peut être l’occasion de réaliser un audit sur la production et la gestion documentaire de l’entreprise et de se mettre en cohérence avec les contraintes légales en cours.

Accompagnée d’une équipe de professionnels sur les questions archivistiques et d’ingénierie numérique, la société LOCARCHIVES vous offre un éventail large de solutions adaptées et intégrées à vos processus de travail. LOCARCHIVES propose ses services permettant d’assurer la mise en place des solutions pour procéder au mieux au traitement des documents professionnels. LOCARCHIVES dispose d’une expérience de plus de 40 ans dans le secteur et accompagne des clients dans l’ensemble des secteurs professionnels.

Julien

Étudiant en sciences politiques, je suis passionné par tout ce qui touche à l'information en général. J'aime me documenter sur différents sujets, et surtout, j'apprécie plus que tout de partager mes connaissances. Je serai donc heureux de vous informer par le biais de mes articles, grâce à ma participation à ce blog.